POS Kassen – Die Erläuterung
Früher hatte man eine Registerkasse und ein Kassenbuch zum Kassieren im Geschäft stehen, heutzutage gibt es immer mehr POS-Kassen.
POS-Kasse bedeutet ausgeschrieben „Point-of-sale“ Kasse. Sie übernimmt in der heutigen Zeit das Kassieren und viele weitere Funktionen. Zusätzlich kann sie weiter Aufgaben automatisiert übernehmen, wie etwa die Lagerverwaltung und die Umsatzerfassung.
POS-Kassen beliebig zusammenstellen
Ein POS-Kassensystem kann folgendes Zubehör umfassen:
– Belegdrucker
– Barcodescanner
– Bezahlterminal
– Kartenlesegerät
Normalerweise läuft hierfür eine spezielle Kassen-App auf einem Computer, Smartphone oder Tablet.
Manche Unternehmen sind schon so weit ausgerüstet, dass sie nur eine entsprechende App benötigen. Andere brauchen ein umfangreiches Set-up der Hardware.
Die Auswahl der richtigen Komponenten kann schwerfallen, da es keine festen Regeln gibt, woraus ein POS-Kassensystem zu bestehen hat.
Für kleinere Geschäfte oder Webshops genügen oftmals POS-Software zum Verwalten von Beständen und Transaktionen. Größere Geschäfte und Unternehmen benötigen zusätzlich einen Belegdrucker oder ein Kartenlesegerät.
Die Preise für ein POS-Kassensystem variieren stark. Zusätzlich verlangen die meisten Anbieter eine Einrichtungsgebühr.
Welche Art von POS-Kasse brauche ich?
Gerade weil es keine POS-Kassen-Lösung für alle gibt, sollten vor der Anschaffung einige Punkte beachtet werden. Ein kleiner Test dazu, der hilft, eine Entscheidung zu treffen. Je mehr Punkte mit JA beantwortet werden können, desto besser.
Zahlungen und Transaktionen:
– Wird durch das System die Annahme von Bar- und Kartenzahlungen ermöglicht? Ist ein Bargeldloses-Bezahlen mit Google Pay, Apple und Samsung möglich?
– Können die Kunden ausgedruckte Belege erhalten oder Quittung per E-Mail oder SMS bekommen?
– Können Produkte leicht beim Verkauf gescannt oder hinzugefügt werden, Preise addiert und die Gesamtsumme geändert werden? Ist eine Gewährung von Rabatten und Rückerstattungen möglich
Umsatzübersicht und Bestandsführung:
– Gibt es eine einfach zu bedienende App, mit der sich Produktbestände unkompliziert verwalten lassen?
– Wird vom System eine komplette Übersicht der Bestände angezeigt?
– Werden die Verkäufe automatisch erfasst? Gibt es eine Benachrichtigung bei geringen Produktbeständen? Gibt es eine Bereitstellung von detaillierten Produkt- und Umsatzberichten? Lassen diese sich für die Buchhaltung exportieren?
Kompatibilität und Support:
– Läuft die App der Kasse problemlos auf dem Tablet oder dem Smartphone?
– Werden Informationen in einer Cloud gespeichert, damit keine wichtigen Daten verloren gehen?
– Stellt der Anbieter Online-Hilfeartikel oder einen Support zur Verfügung?
Einhaltung gesetzlicher Regelungen
Das sind die 3 wichtigsten gesetzlichen Regelungen, an die man sich zu halten hat:
GODB
GoDB bedeutet: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern.
Sinn und Zweck des Ganzen ist, dass Geschäftsvorfälle vom Finanzamt geprüft werden können. Aufzeichnungen müssen daher übersichtlich, eindeutig, richtig und unveränderbar sein. Bargeschäfte müssen vom Finanzamt nachvollziehbar und leicht zu prüfen sein. Um diese Regelungen erfüllen zu können, bedarf es eines GoDB-konformen Kassensystems.
TSE
Die TSE ist eine technische Sicherheitseinrichtung und läuft unter die Kassensicherungsverordnung, die seit 2020 aktiv ist und besagt, dass Kassensysteme mit einer TSE ausgestattet sein müssen, die den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums entspricht. Zudem muss die TSE zertifiziert sein. Und dann erst ist die Kasse gesetzeskonform.
Programmierprotokoll
Das Finanzamt möchte auf der sicheren Seite sein, wenn es um die Aufzeichnungen einer Kasse geht. Deswegen ist der Händler verpflichtet ein Protokoll, über jegliche Programmierungen an der Kasse, zu führen.
Weist dieses Protokoll Lücken auf, hat das Finanzamt das Recht, Umsätze „hinzuzuschätzen“.
